Contratar no empieza cuando se publica una oferta de empleo. En realidad, empieza bastante antes: cuando una empresa detecta que necesita reforzar su equipo y es capaz de explicar por qué necesita hacerlo, durante cuánto tiempo y qué tipo de perfil resolvería realmente esa necesidad.
Parece sencillo, pero no siempre lo es.
Un equipo que acumula horas extra, una campaña que se acerca, un proyecto que requiere conocimientos específicos, una sustitución inesperada o un incremento progresivo de pedidos pueden acabar provocando la misma reacción: “necesitamos contratar a alguien”.
Pero ¿realmente hace falta incorporar una persona? ¿Durante cuánto tiempo? ¿A jornada completa? ¿Se necesita un perfil nuevo o reforzar uno existente? ¿La necesidad es temporal o va a mantenerse?
Responder bien a estas preguntas antes de comenzar un proceso de contratación permite ahorrar tiempo , dinero y, sobre todo, evitar incorporar perfiles que no responden al problema que la empresa quería solucionar.
¿Qué entendemos por una necesidad de contratación?
Una necesidad de contratación aparece cuando los recursos humanos disponibles ya no son suficientes —en cantidad, disponibilidad o competencias— para alcanzar los objetivos de la empresa.
Y aquí está la primera clave: necesitar más capacidad no significa necesariamente necesitar más plantilla permanente.
Por ejemplo, una empresa puede necesitar personal porque tiene que sustituir una baja durante unas semanas. Otra puede enfrentarse a una campaña que multiplica temporalmente el volumen de trabajo. Una tercera puede crecer de forma continuada y necesitar reforzar definitivamente un departamento.
Las tres necesitan personas, pero la respuesta no debería ser la misma.
Antes de abrir una vacante, conviene revisar si la plantilla está bien dimensionada y si los procesos actuales están funcionando; una auditoría de RRHH puede ayudar a detectar desequilibrios antes de convertirlos en urgencias.
Las señales que indican que puede faltar personal
Normalmente, las necesidades de contratación no aparecen de un día para otro. Antes suelen dejar pistas.
Una de las más claras es la sobrecarga recurrente del equipo. Si las horas extra dejan de ser algo excepcional, los responsables absorben tareas operativas o determinados trabajos empiezan a acumularse, puede existir un problema de capacidad.
También conviene prestar atención a los retrasos. Cuando una empresa empieza a incumplir plazos que antes podía asumir con normalidad, el problema puede no estar en la organización del trabajo, sino simplemente en que el volumen ha superado los recursos disponibles.
Otra señal es la dependencia excesiva de determinadas personas. Si una ausencia, unas vacaciones o una baja pueden paralizar una parte importante de la actividad, existe una vulnerabilidad que conviene analizar.
Y después están las señales más evidentes: nuevas aperturas, campañas comerciales, crecimiento de pedidos, ampliación de horarios, nuevos clientes, proyectos especiales o picos estacionales de actividad.
La pregunta que debería hacerse Recursos Humanos no es únicamente “¿falta gente?”, sino “¿qué está ocurriendo en el negocio que hace que necesitemos más capacidad?¿”.
1. Empieza por la carga de trabajo, no por el número de personas
Uno de los errores más habituales consiste en decidir primero cuántas personas contratar y analizar después qué harán.
El orden debería ser exactamente el contrario.
Primero hay que entender el trabajo:
- ¿Qué tareas deben realizarse?
- ¿Qué volumen existe actualmente?
- ¿Cuánto tiempo requieren?
- ¿En qué horarios o turnos?
- ¿Durante cuánto tiempo se mantendrá ese volumen?
- ¿Qué consecuencias tendría no reforzar el equipo?
Imaginemos un almacén que aumenta considerablemente el número de pedidos durante noviembre y diciembre. El problema no es que “falten cuatro personas”. El problema real es que existe un volumen adicional de preparación de pedidos que la plantilla actual no puede absorber dentro de los plazos establecidos.
Cuando el problema se define así, resulta mucho más sencillo calcular qué recursos hacen falta.
2. Diferencia entre una necesidad temporal y una estructural
Esta distinción condiciona prácticamente toda la estrategia de contratación.
Una necesidad estructural aparece cuando el incremento de actividad va a mantenerse. Puede producirse porque la empresa crece, abre una nueva unidad, incorpora nuevos clientes o necesita una competencia que hasta ahora no existía internamente.
Una necesidad temporal, en cambio, tiene una duración limitada: campañas, vacaciones, bajas, eventos, puntas de producción o proyectos concretos.
Cuando la necesidad responde a una sustitución, una campaña o un pico de actividad, el trabajo temporal permite reforzar el equipo sin convertir una necesidad coyuntural en estructura permanente.
Esta reflexión previa evita uno de los problemas más frecuentes de planificación: dimensionar la empresa pensando en los momentos de máxima actividad y mantener después esa estructura cuando el volumen vuelve a niveles normales.
3. Pregúntate si necesitas una persona o una solución
No todas las necesidades operativas deben resolverse aumentando plantilla.
Supongamos que una empresa tiene cada vez más volumen en una determinada actividad. Puede contratar personas y gestionar internamente selección, formación, planificación, sustituciones y supervisión. Pero también puede estudiar si tiene sentido delegar el proceso.
Si lo que se necesita no es una incorporación aislada, sino asumir de forma estable un proceso completo, puede tener más sentido valorar un modelo de outsourcing.
La diferencia es importante.
Contratar responde a la pregunta “¿qué persona necesitamos?”. Externalizar obliga a formular otra: “¿qué resultado necesitamos conseguir?”.
Y cuando el problema no está en un puesto concreto, sino en la capacidad del equipo para absorber una actividad, conviene analizar también los motivos para subcontratar personal antes de ampliar plantilla.
4. Define qué debe conseguir el puesto
Una descripción de puesto no debería empezar por una lista interminable de requisitos.
Antes habría que definir su misión.
¿Por qué existe esa posición? ¿Qué problema solucionará? ¿Qué tendrá que conseguir durante sus primeros meses?
No es lo mismo decir:
“Necesitamos un administrativo con tres años de experiencia.”
que decir:
“Necesitamos una persona capaz de gestionar diariamente la documentación de 80 expedientes, coordinar incidencias y mantener actualizada la información del departamento.”
La segunda definición ayuda mucho más a determinar experiencia, conocimientos, competencias, jornada e incluso el nivel de responsabilidad necesario.
Solo después deberían concretarse los requisitos imprescindibles y diferenciarse de aquellos que simplemente sería deseable tener.
5. Comprueba primero la capacidad interna
Antes de iniciar una contratación también merece la pena mirar dentro.
Puede ocurrir que exista una persona preparada para asumir mayores responsabilidades, que determinados procesos puedan reorganizarse o que algunas tareas se estén duplicando entre departamentos.
Eso no significa intentar resolver sistemáticamente una falta de capacidad repartiendo más trabajo entre las mismas personas.
Significa comprobar si existe una solución interna razonable antes de incorporar recursos externos.
Si, después de analizarlo, el equipo sigue sin capacidad suficiente, la necesidad de contratación estará mucho mejor justificada.
6. Convierte la necesidad en un perfil concreto
Una vez identificado el problema llega el momento de definir a la persona que puede solucionarlo.
Aquí deberían concretarse cuestiones como experiencia, conocimientos técnicos, competencias, disponibilidad, jornada, ubicación, horarios o capacidad de adaptación.
Una vez definido el puesto, entra en juego el reclutamiento y selección: atraer candidatos, evaluarlos y elegir a quienes mejor encajan con la necesidad real del negocio.
Cuanto mejor se haya realizado el análisis anterior, más fácil será este proceso.
De hecho, entender qué es la selección de personal y cuál es su proceso ayuda a evitar un error muy habitual: empezar a buscar candidatos antes de haber definido bien el perfil.
Cuando esto ocurre, empiezan a llegar currículums que aparentemente podrían encajar, pero resulta difícil decidir cuáles son realmente adecuados porque ni siquiera la empresa ha definido con precisión qué necesita.
7. Anticípate: contratar con urgencia suele salir peor
Hay una enorme diferencia entre saber que dentro de dos meses serán necesarias diez personas y descubrir el viernes que deben incorporarse diez personas el lunes.
Cuanta más previsión exista, más posibilidades habrá de encontrar perfiles adecuados, organizar incorporaciones, preparar formación y reducir improvisaciones.
Por eso es recomendable analizar históricos de actividad, campañas anteriores, evolución de ventas, absentismo, vacaciones, proyectos previstos y necesidades comunicadas por cada departamento.
Las necesidades de contratación deberían formar parte de la planificación del negocio, no aparecer únicamente cuando el equipo ya está desbordado.
Un sencillo checklist antes de contratar
Antes de poner en marcha un proceso de selección, la empresa debería poder responder con claridad a siete preguntas:
- ¿Qué problema queremos resolver?
- ¿Qué tareas adicionales existen?
- ¿Durante cuánto tiempo necesitaremos ese refuerzo?
- ¿Qué ocurriría si no contratamos?
- ¿Podemos cubrir la necesidad internamente?
- ¿Qué competencias debe tener la persona?
- ¿Necesitamos contratar o tiene más sentido una solución temporal o externalizada?
Si alguna respuesta sigue siendo demasiado ambigua, probablemente convenga profundizar un poco más antes de publicar la oferta.
Identificar bien la necesidad es el primer paso para contratar mejor
La calidad de una contratación empieza mucho antes de entrevistar candidatos.
Empieza cuando la empresa analiza su carga de trabajo, entiende sus objetivos, diferencia las necesidades temporales de las estructurales y define claramente qué resultado espera conseguir con una nueva incorporación.
Solo entonces tiene sentido buscar el perfil adecuado.
Porque contratar rápido puede resolver una urgencia. Pero identificar correctamente las necesidades de personal permite evitar que esa urgencia vuelva a repetirse.
En Grupo Constant ayudamos a las empresas a responder a necesidades de personal mediante diferentes soluciones de recursos humanos, desde la contratación temporal hasta modelos de externalización. Analizar primero la necesidad permite elegir después la solución que mejor encaja con cada actividad, equipo y momento del negocio.